Nhằm cải tiến quy trình phục vụ và mang đến sự thuận tiện, minh bạch cho công dân khi đến làm thủ tục hành chính. UBND xã Phú Lạc đã đầu tư Kiosk lấy số thứ tự hành chính công, lắp đặt tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã. Đây là một giải pháp công nghệ tiên tiến được áp dụng trong các cơ quan hành chính công nhằm giảm áp lực cho bộ phận tiếp nhận, đồng thời tăng sự thuận tiện cho công dân khi đến làm thủ tục hành chính và là một phần thiết yếu trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia.

1. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống Kiosk tự động

Hệ thống Kiosk đặt tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Phú Lạc đóng vai trò là "người dẫn đường số", giúp thay thế phương thức xếp hàng truyền thống bằng quy trình tự động hóa hoàn toàn. Nhiệm vụ chính của hệ thống bao gồm:

Điều tiết luồng dân cư: Tự động phân loại các nhóm thủ tục hành chính, đảm bảo trật tự và tránh tình trạng chen lấn tại các quầy giao dịch.

Cung cấp thông tin tại chỗ: Cho phép người dân tra cứu trực tiếp các quy định về thủ tục, thành phần hồ sơ và quy trình giải quyết mà không cần hỏi trực tiếp cán bộ.

Số hóa dữ liệu đầu vào: Ghi nhận chính xác thời gian công dân đến và lĩnh vực giao dịch, phục vụ công tác quản lý và thống kê của UBND xã.

2. Quy trình lấy số thứ tự đơn giản và tiện lợi

Hướng tới mục tiêu "ai cũng có thể sử dụng", quy trình lấy số được tối giản hóa qua các bước:

Bước 1: Tại màn hình chính, người dân chạm tay vào mục "Lấy số làm thủ tục".

Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách các lĩnh vực (như Tư pháp, Đất đai, Lao động - Thương binh & Xã hội...). Người dân chọn đúng lĩnh vực mình cần giải quyết.

Bước 3: Máy sẽ tự động in một phiếu thứ tự có đầy đủ thông tin: Số thứ tự, lĩnh vực chuyên môn và thời gian lấy phiếu.

Bước 4: Người dân ngồi chờ tại khu vực sảnh. Khi đến lượt, hệ thống loa và bảng điện tử sẽ thông báo số thứ tự để công dân tiến vào đúng quầy phục vụ.

3. Đánh giá sự hài lòng – Thước đo chất lượng phục vụ

Một điểm nhấn quan trọng trong chu trình phục vụ tại xã Phú Lạc là khâu đánh giá sau giao dịch. Sau khi hoàn thành thủ tục tại quầy, người dân thực hiện phản hồi tại mục "Khảo sát và Đánh giá" trên máy Kiosk:

Nội dung đánh giá: Người dân có thể bày tỏ mức độ hài lòng về: Thái độ phục vụ của cán bộ; Thời gian giải quyết hồ sơ; Sự minh bạch và hướng dẫn tận tình…

Ý nghĩa: Những đánh giá này được chuyển trực tiếp về hệ thống quản trị của lãnh đạo xã. Đây là kênh giám sát dân chủ, khách quan, giúp đơn vị kịp thời chấn chỉnh các tồn tại (nếu có) và phát huy những mặt tích cực, nhằm xây dựng một chính quyền "Thân thiện - Phục vụ - Kỷ cương".

Việc đầu tư, ứng dụng các thiết bị hiện đại trong quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính là bước cải tiến, chuyển mình tích cực trong công tác cải cách hành chính của xã Phú Lạc, nhằm hướng tới nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, thân thiện, lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo hiệu quả phục vụ.